أتقني فنّ توفير الوقت

دائماً ما نشعر بأنّ الوقت المتوفّر أمامنا لا يكفي لإنجاز المسؤوليّات والمهام الموكلة إلينا، وغالباً ما نتمنّى لو يتوقّف الزمن أو لو نحصل على دقائق لا بل ساعات إضافيّة تسمح لنا بالانتهاء من أعمالنا.

غير أنّ ما نتمنّاه لا يمكن تحقيقه، لأنّ الساعة في دوران مستمرّ. لذلك، اخترنا أن نطلعك على خطوات كثيرة تساعدك في توفير الوقت، لا سيّما حين تشعرين بأنّ يوميّاتك مزدحمة بالأعمال والنشاطات.

التخطيط الاستراتيجي

التخطيط هو من الخطوات الأساسيّة التي تساعدك في توفير الوقت خلال يوميّاتك. فكم من مرّة مرّ الوقت من دون أن تشعري بذلك، فتفاجأت أنّك لم تنجحي في إنجاز كل الأعمال المتوجّبة عليك. لذلك، يكون الحلّ بالتخطيط الاستراتيجي لكل خطوة ترغبين في القيام بها. كيف؟ احرصي على وضع قائمة بالمهام الواجب إتمامها، على أن تكتبيها بحسب الأولويّة، وخمّني وقتاً لكل مهمّة كي تدركي ما إذا كان بإمكانك إنجازها جميعها أو لا، فتحدّدين بالتالي ووفقاً لذلك أيّ واحدة تبدئين بها. وحين تخطّطين ليومك، تشعرين بأنّك تتوتّرين أقلّ وبأنّك تتحكّمين بوقتك وعملك أكثر، ما يؤثّر إيجاباً على أدائك.

قياس الوقت

لو قالت لك إحداهنّ أن تقيسي الوقت الذي تقضينه في إنجاز هذا العمل أو ذاك، تضحكين لا بل تسخرين حتّى من الفكرة. إلّا أنّ خطوة قياس الوقت ضروريّة لإنهاء مهمّتك. إليك مثال على ذلك: أمامك مشروعان لإتمامهما قبل العودة إلى المنزل مساء. لذلك، ركّزي على المشروع الأوّل وقيسي الوقت الذي تقضينه حتى الانتهاء منه تماماً. بهذه الطريقة، تتحمّسين للعمل عليه كي تنتهي من تفاصيله جميعها، ولا تضيّعين الوقت إنّما تنتظرين المرّة القادمة لتثبتي نفسك وتقدّمك في الأداء. حاولي قياس وقت أعمالك لأسبوع كامل أو حتّى ليوم واحد، ولاحظي كميّة الوقت الذي تهدرينه.

تحديد الأولويّات

أمر أساسي أن تحدّدي الأولويّات في يوميّاتك. فبعد الاستيقاظ في الصباح، وفيما تتناولين فطورك، خذي دقائق قليلة لتفكّري في المهمّات التي ستعملين عليها في الساعات القادمة: هل العمل الذي سأنجزه ضروري؟ هل ينفعني ويفيدني على الصعيد المهني؟ هل أنا فعلاً بحاجة إلى إتمامه قبل سواه؟ وبعد الإجابة عن هذه الأسئلة وغيرها، حدّدي أكثر المسؤوليّات أولويّة، ليكون الوقت الذي تمضينه قيّماً، من دون إضاعته بتفاصيل غير مهمّة.

قاعدة الدقيقتين

تذكّرت منذ دقائق قليلة أنّه عليك إرسال بريد إلكتروني هامّ لزميلتك في العمل، إلّا أنّك أجّلت الموضوع لساعات إضافيّة. ولكن، هل تعلمين أنّ هذا العمل الصغير، الذي لا يتطلّب سوى دقيقتين لإتمامه، سيستغرقك وقتاً أطول لو أجّلته؟ فالتخطيط للقيام به لاحقاً ثمّ التحضير له ثمّ إنجازه، خطوات تحتاج إلى وقت أكثر، لذلك لا تؤجّلي الأعمال الصغيرة التي تتذكّرينها في خلال اليوم.

ضبط البحث الإلكتروني

مع كثرة المواقع الإلكترونيّة ووسائل التواصل الاجتماعي، بتنا نهدر وقتاً أطول أمام الشاشة. فبينما أنت تعملين مثلاً على أحد المشاريع في المكتب، احتجت إلى التأكّد من معلومة أساسيّة. وبدلاً من أن تجدي الإجابة وتكملي العمل مباشرة، ها أنت تنتقلين من موقع إلى آخر بعيداً عن المهمّة الموكلة إليك. أمّا في المنزل، وفيما أنت تبحثين عن عنوان المتجر الجديد الذي تنوين زيارته، ها أنت تخرجين من تطبيق Facebook لتدخلي Instagram أو أيّ موقع آخر. لذلك، ولتوفّري الوقت من دون إضاعة أيّ دقيقة منه، حاولي أن تضبطي بحثك الإلكتروني، أي عودي إلى عملك مباشرة بعد الحصول على مبتغاك الأساسي من صفحات الإنترنت.

الحدّ من وسائل الاتّصال

تكثر في عصرنا هذا وسائل التواصل بين الناس. فلم تعودي تتلقّين كما في السابق الاتّصالات وحسب، بل باتت تصلك أيضاً الرسائل المؤقّتة على الهاتف ورسائل تطبيق Whatsapp وغيره، من دون أن ننسى رسائل البريد الإلكتروني. وعلى الرغم من تعزيز هذه الوسائل للتواصل بين أفراد المجتمع، فهي تزيد أيضاً من الوقت الذي نقضيه في استعمالها بدلاً من إنجاز مهمّات أكثر ضرورة. لذلك، ولتوفّري مزيداً من الوقت في خلال يوميّاتك، قلّلي من استعمال وسائل التواصل وليقتصر استخدامك لها على وقت محدود في اليوم.

لا لتعدّد المهام

نعني بتعدّد المهام ما يُعرف باللغة الإنكليزيّة بالـMultitasking، أي حين تعمدين إلى العمل على مهام متعدّدة في آن واحد. وإن اعتقدت أنّ هذه الخطوة توفّر الوقت، تكونين على خطأ. فعلى العكس، حين تتنقّلين بين مهمّتين أو أكثر، لتعملي تارة على هذه وطوراً آخر على تلك، تمضين وقتاً أطول قبل إتمام العمل المتوجّب عليك. لذلك، احرصي على التركيز على عمل واحد قبل الانتقال إلى آخر، لتتمكّني من توفير القدر الأكبر من الوقت.

بعيداً عمّا يلهي

كثيرة هي الأشياء التي تلهينا عن إنجاز أعمالنا في خلال النهار. لذلك، ولتوفير الوقت، لا بدّ لك من تجنّبها وإبعادها عن نظرك. فلو كان الهاتف مصدر إلهاء لك، اتركيه في غرفتك وتابعي عملك في أرجاء المنزل قبل العودة إلى استعماله عند الانتهاء. أمّا في المكتب، ولو كنت من اللواتي يلتهين بالملفّات والأوراق أمامك، فاحرصي على توضيبها في درج خاصّ، لتتجنّبي تشتّت أفكارك تماماً. طبّقي هذه الخطوة ولاحظي كم من الوقت ستوفّرين يوميّاً.

النوم لساعات كافية

تلاحظين أنّ النوم لساعات كافية في خلال الليل خطوة أساسيّة للتمتّع بحياة صحيّة وتحسين الأداء ولتوفير الوقت أيضاً. فحين تحصلين على الراحة التي تحتاجين إليها، تستيقظين نشيطة في الصباح من دون الشعور بأي توتّر أو ضغوط، لا بل تكونين مفعمة بالحيويّة، ما يساعدك على إنجاز أعمالك ومهامك بشكل أسرع وأفضل. بالتالي، لن يستغرقك إتمام مسؤوليّاتك وقتاً طويلاً، ما يتيح لك الاستمتاع ببعض النشاطات خارج إطار الجديّة.

في اليوم السابق...

ليكون نهارك منظّماً ويتاح لك إنجاز الأعمال من دون إضاعة الوقت، جهّزي نفسك من اليوم السابق. فقبل الخلود إلى النوم، استجمعي أفكارك وحدّدي المهام التي ترغبين فعلاً في إنجازها في اليوم التالي. بهذه الطريقة،تتخلّصين من التوتّر الزائد لأنّ أفكارك مرتّبة وجدول أعمالك منظّم. إلّا أنّه لا بدّ لك من أن تحرصي على عدم التفكير بمشاريع تسبّب لك ضغوطاً كثيرة قبل النوم، لتتفادي الأرق والانزعاج في الليل.

ولكن...

على الرغم من رغبتك في توفير الوقت لتتمكّني من إتمام كل المسؤوليّات الملقاة على كاهلك، احرصي على الحفاظ على علاقاتك الاجتماعيّة التي تربطك بالآخرين من حولك، كأفراد الأسرة والصديقات والزميلات. فلا تتناولي طعامك مثلاً، في خلال يوم العمل، على المكتب بمفردك، بل امنحي نفسك قليلاً من الراحة وتناقشي مع الموجودين.

اقرئي أيضاً: مشروعك الخاصّ على بعد خطوات، رائدات إماراتيات شابات يهنّئن باختيار الشارقة عاصمة عالمية للكتاب، أصول التصرّف لتنعمي بسنوات جامعيّة لا تُنسى