كيف تتجنبين الوقوع في الأخطاء المهنيّة؟

ميادة ابو خزام-بيروت
لا بدّ أن تشكّل الأخطاء جزءاً من حياتك المهنيّة، فمن منّا لا تخطئ؟ قد ترسلين بريداً إلكترونياً مغلوطاً، أو تتفوّهين بكلام غير لائق، أو ترتكبين أخطاءً أخرى تفسد يوم عملك. لكنّ الأهم من كلّ ذلك كيفيّة التصرّف
والرّد السليم.

كلّنا معرّضون للقيام بـ«خطوات ناقصة» في مكان العمل، لكن قد تساعدك بعض الأمور على تجنّب النتائج الكارثيّة للأخطاء المرتكبة. إليك 15 خطأً مهنياً مختلفاً وكيفيّة التصرّف في الوقت المناسب لإنقاذ الموقف.

سوء فهم المهمّة التي طُلبت منك
الموقف: يطلب منك مديرك القيام بمهمّة معيّنة خلال وقت محدّد. تعملين بجديّة وتقدّمين له الملف في الوقت المناسب. لكن لسوء حظّك، تكتشفين أنّ المعلومات الموجودة في الملف لا تشكّل جزءاً من العمل الذي طُلب منك. فيُوجّه لك المدير ملاحظة قاسية وتُضطرّين إلى إعادة العمل ثانية.
التصرّف: قبل أن تتّهمي مديرك بعدم دقّته في شرح المهمّة، خذي وقتاً كافياً لتحليل ما فاتك. ابحثي عن الحلقة المفقودة، وتأكّدي من وجود أي بريد إلكتروني أو ورقة خطيّة لمراجعتها. فإذا كلّ منكما وجّه اتّهامه للآخر، لن تصلا إلى أي نتيجة. لذا، دوّني الإجراءات المناسبة للمستقبل، وهكذا تضمنين على الأقل وجود خطّة بديلة قبل فوات الأوان.

البحث عن وظيفة خلال دوام العمل
الموقف: اعلمي أنّ البحث عن وظيفة خلال دوام عملك يستوجب أخذ الاحتياطات اللازمة، فقد يُكشف أمرك إذا نسيت سيرتك الذاتيّة بجانب الطابعة، أو إذا سمعك أحدهم وأنت تجيبين على هاتفك أو إذا كانت شاشة الكمبيوتر مكشوفة…
التصرّف: بالطبع، لن يمكنك إنكار الأمر بوجود الأدلّة، لذا حاولي أن تستفيدي من الموقف! فإذا اتّهمك مديرك بمحاولة ترك العمل، اشرحي له مقاربتك بطريقة ذكيّة، حدّثيه عن مسؤولياتك الإضافيّة، وعن تطلّعك إلى آفاق جديدة أو إلى راتب أكبر. حينئذ، قد يلعب الحظّ دوره، فيستجيب المدير لطلباتك القانونيّة.

عدم احترام المهلة المحدّدة
الموقف: لديك مدّة شهر لكي تعيدي الملف كاملاً إلى المدير. تتأخّرين عن تسليم عملك، فكيف تبرّرين خطأك؟
التصرّف: لا تختبئي وراء إصبعك. عليك أن تُخبري مديرك بالتأخير الذي طرأ في أقرب وقت ممكن، وأن تشرحي له المسألة بالارتكاز إلى حجج منطقيّة، متينة ومهنيّة. على سبيل المثال، اعرضي المصاعب غير المتوقّعة التي طرأت خلال عملك بدلاً من التحجّج بمرض والدتك. والأهم من كل ذلك، حدّدي مهلة جديدة في أقرب وقت ممكن. وقومي بمجهود إضافي لتنهي عملك في الوقت المناسب.

الارتباك خلال التحدّث
الموقف: تتحدّثين إلى أحد الزبائن المهمّين أو أمام جمهور في حلقة عمل أو في ندوة أو في اجتماع مهم. في الواقع، تشعرين بالتوتّر وتحاولين السيطرة على توتّرك، غير أنّ ارتباكك الشديد يجعلك تتلعثمين وهنا تقع الكارثة.
التصرّف: قد يستبعد المدير مشاركتك مرّة أخرى في الاحتفالات أو المناسبات، لذا، إن كنت ترغبين في تحسين صورتك أمام الجميع، عليك أن تنسي الموجودين وأن تُكملي حديثك بكلّ ثقة. كما يجب أن تقومي بتمارين مكثّفة لتتوصّلي إلى إلغاء توتّرك وتلعثمك خلال تحدّثك أمام الناس.

التسرّع في إرسال بريد إلكتروني
الموقف: غالباً ما تكتشفين أخطاء إملائيّة في البريد الإلكتروني الذي أرسلته منذ بعض الوقت، أو ترسلين البريد إلى شخص آخر… تختلف أشكال الأخطاء والنتيجة واحدة: مشكلة كبيرة مع المدير. ولكنّ الرسالة المكتوبة، مهما كان غرضها، تكون أكثر دقّة من العبارات الشفهيّة.
التصرّف: يختلف التصرّف بحسب نوعيّة الخطأ. فإذا لم يلاحظ أحد خطأك، تجاهلي الموضوع. أمّا إذا كان فادحاً، فما عليك إلاّ أن تقدّمي أعذاراً واضحة.

تجاهل زملاء العمل
الموقف: عليك أن تسافري إلى باريس في رحلة عمل، وعن غير قصد، دبّرت أمور الرحلة بمفردك من دون أن تلجئي إلى المسؤولة عن رحلات العمل. وقد أنذرك المدير بالقول: أنت تخالفين قانون العمل عندما تتجاهلين دور زملائك.
التصرّف: في البداية، عندما يقع الخطأ، لن يكون بوسعك سوى أن تنتظري وتصلّي لكي لا تلاحظ زميلتك بالأمر. لكن حين تكتشف الموضوع، عليك أن تشرحي لها الأمر وأن تعتذري على فعلتك، كما يمكنك أن تعديها بعدم تكرار الخطأ مرّة أخرى.

مزج الحياة العاطفيّة والحياة المهنيّة
الموقف: يُعجبك أحد الزملاء في العمل، ومن دون أن تفكّري بالموضوع، تُبدين إعجابك به. ولكنّك تكتشفين لاحقاً أنّه لا يبادلك الشعور نفسه، فتشعرين بالصدمة وبالإحراج، لا سيما حين تلتقيان حول طاولة الاجتماع.
التصرّف: ما عليك إلا أن تكوني صريحة مع زميلك وأن تقدّمي له الأعذار الواضحة، وسيتفهّم الموضوع حتماً.

الإفراط في الكلام أمام المدير
الموقف: إذا كنت موظّفة جديدة في الشركة، وقمت بالتحدّث إلى مديرك حول تصرّفات زملائك أو قمت بانتقاد المسؤولين عنك، قد لا يحالفك الحظ وتكتشفين بأنّ الأمر يتحوّل إلى كارثة، ولكنّ الوقت قد فات!
التصرّف: لكي تواجهي الحماقات التي ارتكبتها، ما عليك إلا أن تلتزمي الصمت وتطلبي السماح. فإذا حاولت أن تصلحي المشكلة بأي طريقة أخرى، قد تزيدي الأمور سوءاً.

التأخّر عن المواعيد الهامة
الموقف: عادة، لا تتأخّرين عن مواعيد العمل، لكن قد تصلي في وقت متأخّر إلى أحد الاجتماعات الهامة. وقد يمرّ الأمر بسلام، غير أنّك قد تقعين في مأزق كبير لا سيما إذا كان الطرف الآخر دقيقاً جداً في مراعاة المواعيد.
التصرّف: عليك أن تشرحي سبب تأخّرك: زحمة سير خانقة، عطل مفاجئ في السيارة…. ثمّ، يجب أن تعوّضي عن الأضرار وتقومي بترتيبات الموعد المقبل.

البوح بأسرار مهنيّة
الموقف: يخبرك أحدهم بعض المعلومات السريّة. تعرفين تماماً أنّه يجب عليك ألا تبوحي بتلك الأسرار، غير أنّك تشعرين بعدم الرغبة في إخفاء السر عن زميلتك المفضّلة. وللأسف، لا تكاد الأخبار تصل إلى زميلتك، حتّى تنتشر الشائعات وتشعرين حينئذ بالخجل تجاه الشخص الذي أمّنك على أسراره.
التصرّف: قد تدفعين الثمن على الصعيد المهني بعد أن خسرت ثقة أحد زملائك أو مديرك. لذا، ما عليك إلا أن تتجنّبي لفت الأنظار إليك. لكن، إذا تمّ اتّهام أحد زملائك ظلماً، فعليك أن تتدخّلي وتعترفي بالأمر، كما يمكنك أن تشرحي المسألة بوضوح وشفافية.

تعطيل سيارة الشركة
الموقف: تعطّلت سيارة الشركة، أو تعرّضت لحادث سير وتضرّرت السيارة قليلاً، قد تقعين في مأزق كبير جرّاء عدم محافظتك على الأمانة.
التصرّف: من المستحيل أن تخفي الحقيقة عن مديرك، فما عليك إلا أن تقدّمي له اعتذاراً. لا تتوتّري، فقد تحصل مثل هذه الأمور في الحياة المهنيّة، وهنا، تلعب شركة التأمين دوراً أساسياً في حلّ المسألة.

ارتكاب خطأ فادح من دون انتباه
الموقف: في بعض مجالات العمل، قد تؤدي زيادة صفر على أحد الأرقام أو عدم وضع علامة على إحدى الأوراق، كارثة مهنيّة بحدّ ذاتها.
التصرّف: في غالبيّة المواقف، يُصلّح الخطأ الفادح بسرعة، على سبيل المثال، قد يعيد المتعهّد للشركة شيكاً بمبلغ 10000 دولار إذا كان حقّه من الشركة 1000 دولار. ولكن عليك أن تبقي متيقّظة دائماً وأن تتجنّبي الوقوع في مثل تلك الأخطاء.

الغضب أمام زملائك في العمل
الموقف: تتعارضين خلال الاجتماع مع زملائك وتصرّحين برأيك غاضبة. ومن ثمّ، تندمين على ردّة فعلك العدائيّة.
التصرّف: تعلمين جيداً أنّك تجاوزت حدودك، لذا، عليك أن تعتذري من زملائك وأن تقدّمي حججاً منطقيّة من أجل استعادة العلاقات معهم على أسس ثابتة وسليمة. ولكي تتجنّبي الوقوع في خطأ الغضب مجدّداً، عليك أن تتعلّمي كيف تسيطرين على انفعالاتك.

نسيان موعد هام
الموقف: تصلين إلى مكان عملك وتجلسين على الكرسي في مكتبك، فيرنّ الهاتف، وإذ بموكّل ينتظرك في موعده منذ 20 دقيقة على بعد 50 كلم من الشركة. فتكتشفين أنّك نسيت الموعد كلياً!
التصرّف: يمكنك أن تقدّمي عذراً يقضي بأنّ جدول الأعمال الإلكتروني قد تعطّل، أو يمكنك أن تلجئي إلى الكذب! ولكن تنبّهي إلى نتائج أعذارك، فإمّا أن تحافظي على الموعد المحدّد، وإمّا أن يتم تأجيل الموعد وتحضّرين نقاط الجلسة بنفسك.

توظيف مرشّح لا يتلاءم مع الوظيفة المطلوبة
الموقف: تعملين في مجال الموارد البشريّة، وعليك أن تختاري المرشّح المناسب للوظيفة المناسبة. ويُدهشك مرشّح خلال مقابلة العمل، لكن سرعان ما تغيّرين رأيك حالما يقوم باستلام الوظيفة، إذ تكتشفين أنّه ليس الشخص الملائم. حينئذ، تتغيّر نظرة المدير إليك، فقد يؤدّي اختيارك السيّئ إلى إضاعة الوقت والمال.
التصرّف: لا تضيّعي الوقت، فقد لا تكون مرحلة التجربة لصالحك. وجّهي للمرشّح ملاحظاتك، قد يساعده ذلك على التحسّن السريع، وإن لم تفلحي في ذلك، قدّمي له إنذاراً خطياً، أو يمكنك أن تنهي عقد العمل بين المرشّح والشركة، لا سيما إذا كان في مرحلة الاختبار والتجربة.